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Dispenser de formations professionnelles, c’est partager ses connaissances et expériences afin de faire évoluer ses semblables dans le monde du travail. Cependant, aussi noble soit cette activité, un organisme de formations ou un formateur indépendant ne peut se passer de paperasse pour exercer son travail. Très encadrées, les prestations de formation nécessitent un nombre considérable de documents que nous allons décortiquer tout au long de ce guide. 

Les documents à rassembler avant la formation

Pour faire une proposition de formation, l’organisme ou le formateur indépendant est tenu d’accompagner son devis de plusieurs documents, à savoir :

  • le programme de formation,
  • la convention de formation,
  • le contrat de formation,
  • le contrat de sous-traitance,
  • le règlement intérieur,
  • la convocation de formation.

En quoi tous ces documents sont-ils indispensables ? Voyons cela dans les lignes qui suivent.

Le programme de formation

Sans un programme de formation bien établi, vous privez vos clients potentiels d’éléments sur lesquels se baser pour l’achat ou non de votre formation. Ce programme de formation permettra également aux organismes financeurs d’examiner les caractéristiques de la formation avant de la financer. Ainsi, ce document obligatoire doit comporter les éléments suivants :

  • le titre de la formation,
  • le programme détaillé,
  • le public ciblé,
  • les prérequis pour pouvoir bénéficier de la formation,
  • les objectifs pédagogiques,
  • les outils pédagogiques et moyens d’évaluation des acquis utilisés,
  • la durée en heures de la formation,
  • le numéro de déclaration d’activité du formateur.

Le contrat de formation

Ce contrat est obligatoire pour une formation dispensée à titre individuel au frais du client. Ce document contractuel doit être signé par le formateur et le bénéficiaire de la formation avant l’inscription. En outre, le contrat de formation permet de cadrer la prestation et de définir les conditions du déroulement de la formation. Ce contrat mentionne entre autres :

  • le programme de la formation,
  • l’objet de la formation, ainsi que sa nature et sa durée en heures,
  • le coût de la formation et les modalités de paiement,
  • les moyens techniques et pédagogiques utilisés, ainsi que les modalités de suivis,
  • les règles à appliquer en cas de litige.

La convention de formation professionnelle

Si le contrat de formation est nécessaire pour former un particulier, la convention de formation professionnelle est obligatoire si le client est une entreprise. Ce document devra contenir les éléments suivants :

  • les informations sur le formateur et l’entreprise bénéficiaire,
  • toutes les informations relatives à la prestation,
  • l’effectif des participants,
  • le coût de la formation et les modalités de paiement,
  • les modalités de litige.

Le contrat de sous-traitance

Si vous faites appel à un formateur en dehors de votre organisme pour assurer une prestation, un contrat de sous-traitance doit être rédigé. Ce document contractuel permettra de sécuriser la collaboration entre votre organisme et le prestataire. Il a également pour rôle d’éviter les litiges ultérieurs. Le contrat de sous-traitance détaille les éléments suivants :

  • l’intitulé, la nature et la durée de la formation,
  • le coût de la prestation et les modalités de paiement,
  • les obligations des deux parties.

Le règlement intérieur

Document obligatoire pour les organismes de formations, le règlement intérieur est une obligation légale. Il doit être créé dans les trois mois suivant le début de l’activité de l’organisme de formations au plus tard. Ce document devra ensuite être envoyé à chaque stagiaire et apprenant avant les formations. Le règlement intérieur a pour rôle d’informer les participants sur :

  • les mesures applicables en termes de sécurité et de santé au sein de l’établissement,
  • les règles en matière de discipline,
  • les modalités en termes d’élection de délégués
  • pour les formations de plus de 500 heures.

La convocation de formation

Bien que ce document ne soit pas obligatoire, il reste tout de même indispensable. La convocation de formation résume toutes les informations nécessaires permettant aux stagiaires de participer à la formation. Elle est généralement envoyée aux participants quelques jours avant la formation. Cette convocation contient notamment :

  • les coordonnés du formateur,
  • la date, le lieu et les horaires,
  • l’objet et le titre de la formation,
  • le plan d’accès et toutes autres informations utiles.

Les documents à absolument avoir durant la formation

Pendant la formation, l’organisme est également tenu de gérer des obligations administratives, notamment la feuille d’émargement, l’attestation de présence et l’évaluation des acquis. Voyons tout cela dans les détails.

La feuille d’émargement et l’attestation de présence

S’appliquant à tous les organismes de formations, la feuille d’émargement est une obligation légale prévue par le Code du travail. Il est bon de souligner que l’émargement est obligatoire qu’il s’agisse d’une formation en présentiel ou à distance.

La feuille d’émargement constitue ainsi une preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. Signée par le formateur et chaque stagiaire pour chaque demi-journée de formation, la feuille d’émargement permet également de contrôler l’assiduité des stagiaires.

Similaire à la feuille d’émargement, l’attestation de présence est un document permettant prouvant que le stagiaire a bien assisté à la formation. Ce document sera remis avec la feuille d’émargement à l’employeur et l’organisme financier afin de justifier l’action de formation.

L’évaluation des acquis et des compétences

Afin de s’assurer que les objectifs fixés par la formation sont bien atteints, un test d’évaluation des acquis doit être effectué pendant ou à la fin de la formation. Cette évaluation peut être effectuée en mettant en place un QCM. Sachant que le QCM ne sera pas suffisant pour déterminer l’acquis des compétences, il faudra se tourner vers la réalisation d’un cas pratique puis d’une évaluation orale.

Si l’évaluation des acquis permet de s’assurer que les stagiaires ont bien assimilé la formation, une évaluation de satisfaction du stagiaire est aussi nécessaire. L’évaluation de la formation et du formateur par les apprenants permet d’améliorer la qualité de la formation et les compétences du formateur. Cette évaluation peut être effectuée à chaud dès la fin de la formation ou à froid après un à trois mois.

D’autres documents nécessaires après la formation

Les obligations des OF ne s’arrêtent pas même si la formation est terminée. Il faudra encore délivrer une attestation de fin de formation à vos stagiaires. Vous êtes également tenu d’établir un certificat de réalisation après chaque action de formation.

L’attestation de fin de formation

Permettant d’attester le suivi de la formation et l’acquisition des compétences, l’attestation de fin de formation est délivrée à chaque apprenant à l’issue de la formation. Il s’agit d’un document confidentiel à ne remettre qu’au stagiaire concerné uniquement.

Le certificat de réalisation

Le certificat de réalisation est un document permettant aux OPCO de s’assurer que les différentes actions qu’ils financent ont été convenablement exécutées. L’organisme de formation est donc tenu d’établir ce certificat après chaque formation. Ce document devra indiquer plusieurs éléments tels que l’identité du participant, le sujet de la formation, les dates, la durée, etc. 

Le dernier document indispensable à fournir est la facture. Il faudra vous assurer que celle-ci comporte toutes les mentions obligatoires, à savoir :

  • la numérotation et la date,
  • l’identification de votre client et de votre
  • organisme de formation,
  • le descriptif de la formation,
  • le coût de la formation (hors taxe, TTC, TVA), etc.

Le mot de la fin

Comme vous l’aurez sûrement remarqué, le nombre de documents indispensables pour les prestations de formations est assez important. Pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité, il est conseillé de déléguer la gestion de tous ces documents. Vous pouvez vous décharger de cette paperasse et gagner du temps en faisant appel à une secrétaire administrative indépendante.


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