Rattraper des dossiers en retard
Vous me transmettez les documents et les échanges disponibles. Je reprends les dossiers que vous souhaitez traiter et je mets à jour leur suivi pour que vous puissiez retrouver facilement ce qui a avancé.
Secrétariat externalisé pour artisans et indépendants
Vos dossiers prennent du retard alors que vos clients continuent de vous solliciter ? Je suis Audrey Doubet, secrétaire indépendante à Crolles. Je peux reprendre les dossiers en attente, traiter vos courriers et documents chaque semaine ou créer un tableau de suivi pour votre équipe.
Quel administratif voulez-vous déléguer ?
Ce que vous pouvez me confier
Confier les courriers de la semaine
Vous pouvez me confier le traitement de vos courriers et documents chaque semaine. Nous convenons des consignes et des points qui doivent passer par vous avant de poursuivre.
Créer un tableau pour votre équipe
Si les informations sont dispersées, je peux les réunir dans un tableau adapté à votre équipe. Vous avez un endroit où retrouver les dossiers en cours, les échéances et les prochaines actions.
Par quel dossier commencer ?
Si plusieurs dossiers attendent, commencez par celui dont l’échéance est la plus proche. Indiquez-moi ce qui est déjà fait, ce qui manque et où sont les documents. Nous pourrons ensuite voir si un suivi hebdomadaire vous aiderait sur les tâches qui reviennent.
Découvrir la retranscription audio ↗À quoi peut ressembler votre tableau de suivi ?
Si plusieurs personnes suivent les mêmes dossiers, le tableau leur donne un point de repère commun. Voici trois lignes types. Nous adaptons les colonnes aux informations dont votre équipe a besoin.
| Dossier | Point en cours | Prochaine action |
|---|---|---|
| Dossier à reprendre | Pièce manquante identifiée | Demander la pièce et noter son retour |
| Courrier reçu | Réponse à préparer | Soumettre la réponse à validation |
| Échéance à suivre | Documents disponibles | Confirmer l’envoi avant la date prévue |
Vous pouvez me confier la mise en place du tableau ou sa mise à jour chaque semaine, en plus du traitement des courriers et documents convenus.
Ce que vous pouvez déléguer cette semaine
Si votre priorité est un retard à rattraper, indiquez-moi les dossiers à traiter et les dates à respecter. Je pars de vos pièces et de vos échanges pour remettre le suivi à jour. Si votre besoin revient chaque semaine, nous définissons les courriers et documents que je peux traiter régulièrement et ceux que vous souhaitez valider vous-même.
Quand plusieurs personnes suivent les mêmes dossiers, un tableau partagé peut suffire pour réunir les informations utiles. Nous choisissons ensemble les éléments que l’équipe doit retrouver d’un coup d’œil, comme le dossier concerné, la prochaine action et son échéance.
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Puis-je vous confier une seule tâche ?
Oui. On peut commencer par un dossier, un lot de courriers ou un tableau à mettre en place.
Pouvez-vous travailler avec nos outils ?
Oui. Je m’appuie sur vos documents, vos tableaux et votre manière de travailler. Je peux intervenir à distance depuis Crolles, partout en France.
Assurez-vous le standard ou la gestion d’agenda ?
Je ne propose ni standard téléphonique ni gestion d’agenda. Mon intervention porte sur les courriers, les documents et le suivi administratif de vos dossiers.
On en parle ?
Racontez-moi ce qui vous prend trop de temps.
Expliquez-moi simplement les tâches que vous aimeriez déléguer. Je vous répondrai avec attention, sans vous imposer de forfait.
Me parler de vos dossiers en attente ↗Contact écrit, simple et direct
✉ contact@majassist.fr↗ WhatsApp↗ SMSBasée à Crolles, près de Grenoble · Accompagnement à distance, partout en France.