La gestion commerciale est un domaine pilier de la relation client et la bonne gestion de l’entreprise
Facturation, suivi de livraison, relances de paiement, etc… Les missions de la gestion commerciale effectuées par votre assistante administrative freelance sont nombreuses. Elles revêtent une importance toute particulière dans votre relation client, car elles sont au centre du fonctionnement de l’entreprise et de sa gestion de même que votre secrétariat courant.
Afin que vous vous consacriez pleinement sur votre coeur de métier et éviter les éventuelles réclamations de vos clients, en tant que secrétaire assistante indépendante je vous propose de vous soulager de votre partie administrative grâce à mes compétences et à divers outils de gestion commerciale.
Les tâches associées à la gestion commerciale
- Saisie de devis / factures / bons de commande
- Suivi de la facturation et des règlements
- Règlements fournisseurs
- Relances impayés
- Recherches de produits / services
- publipostage courrier ou e-mailing
- Rédaction et mise en page de documents techniques
- Mise sous pli, affranchissement et dépôt à la poste
- Sondages et enquêtes (mail / réseaux sociaux)
- Mise à jour des fichiers clients / fournisseurs
- Organisation de déplacements / évènements
Toutes vos données commerciales resteront confidentielles.
Préparation de la comptabilité
Les secrétaires indépendantes n’ont pas le droit de décider des imputations comptables pour le compte de leurs clients. Elles n’ont pas le droit non plus d’établir les comptes annuels, ni de les réviser, cette tâche étant réservée exclusivement aux experts-comptables.
Par contre, mettre à disposition de ces derniers, sous forme de tableaux par exemple, les informations qui leur sont nécessaires, est une tâche que l’entreprise peut confier à une secrétaire freelance. La remise de documents correctement classés et préalablement vérifiés fera gagner énormément de temps au chef d’entreprise comme au comptable chargé du dossier.
En quoi consiste la pré-comptabilité ?
C’est la tenue rigoureuse de 4 dossiers :
- le dossier « achats » : il regroupe les factures fournisseurs, les avoirs correspondants, les notes de frais classés chronologiquement après vérification des sommes facturées et des paiements
effectués (inscription du mode de paiement, numéro du chèque…) - le dossier « ventes » : factures et avoirs clients, tickets de caisse également vérifiés avec les encaissements, liste des débiteurs…
- le dossier « banque » : les encaissements (espèces, chèques, CB…) et les paiements, pointage avec le relevé bancaire, liste des opérations à venir…
- le dossier « divers » : concernant les paies par exemple, l’inventaire, les crédits….
Chaque écriture comptable doit être appuyée par une pièce justificative. Il est donc primordial de collecter toutes ces pièces, de les regrouper, de les classer, de les vérifier avant la transmission à l’expert-comptable.