Les entreprises sont convaincues depuis longtemps de la nécessité de disposer d’une comptabilité fiable. Selon qu’il s’agit d’une entreprise d’importance, d’une TPE-PME ou encore d’un micro-entrepreneur, les obligations comptables peuvent varier. Néanmoins, toutes ces entreprises ont intérêt à effectuer en amont une pré-comptabilité précise. L’intérêt de cette procédure existe même pour les auto-entrepreneurs, en dépit de leur comptabilité allégée. Avant la transmission au cabinet comptable, les documents doivent être triés et rangés. Les services d’une secrétaire indépendante chargée de la gestion de la pré-comptabilité vous permettent de tirer le meilleur parti d’un logiciel d’encaissement ou des outils comptables de votre ERP.
En quoi consiste la pré-comptabilité ?
La gestion pré-comptable rassemble tout ce que ne fait pas l’expert-comptable, ou tout ce qu’il n’est pas supposé faire, puisque c’est l’entreprise qui doit normalement se charger de préparer les documents et les bilans relatifs aux opérations comptables. La comptabilité préparatoire consiste tout d’abord à rassembler les documents nécessaires. Il s’agit aussi bien des factures que des notes de frais ou encore des relevés bancaires et des bulletins de salaire.
L’objectif est de fournir au cabinet comptable toutes les pièces justifiant des flux de trésorerie de l’entreprise. Parmi les documents que l’on tient à jour dans le cadre d’une pré-comptabilité figurent le livre des recettes et le livre des dépenses. Ce dernier peut aussi être conçu comme un journal de banque, qui reproduit les paiements effectués à partir du compte professionnel, qu’il s’agisse d’achat de produits ou de marchandises, de fournitures ou encore de frais de transport.
Réaliser de manière régulière une pré-comptabilité présente pour l’entreprise de nombreux avantages. Non seulement elle facilite le travail du cabinet comptable, qui facture moins d’heures pour ses prestations, mais l’entreprise elle-même dispose d’un aperçu plus précis de sa trésorerie et peut prendre des mesures correctives si besoin. C’est l’occasion de vérifier que les factures ont été payées et si nécessaire, d’effectuer des relances auprès des clients. Vous pouvez aussi effectuer le suivi des contentieux.
Votre meilleure alliée, votre assistante indépendante
Les grandes entreprises disposent généralement d’un service financier, au sein duquel un comptable se charge des missions de comptabilité préparatoire et de suivi des opérations financières. A l’inverse, les TPE et les indépendants effectuent souvent leur pré-comptabilité eux-mêmes. Lorsqu’on n’est pas expert, qu’on se perd dans les questions de TVA, la procédure peut entraîner une perte considérable de temps. Or ce temps pourrait être mieux utilisé, au service du développement de l’activité et du chiffre d’affaires.
La meilleure solution consiste à avoir recours à une assistante indépendante, qui pourra se charger pour vous de la pré-comptabilité. Plutôt que de vous perdre dans des travaux d’archivage et de classement chronophages, profitez de l’expertise en la matière d’une collaboratrice indépendante, rompue à la tenue des tableaux de bord et des livres de compte. Libérez du temps pour vos missions et confiez ces tâchez répétitives, mais essentielles, à une professionnelle de l’archivage, qui se chargera du rôle d’aide comptable.
Sa mission peut être d’optimiser votre organisation comptable, de suivre les ventes, de tracer un paiement et d’en vérifier la date, de relancer un client, de classer des devis, d’organiser les documents relatifs aux encaissements, d’éditer un document bancaire et bien d’autres travaux encore.
Que dit la loi sur la pré-comptabilité et la comptabilité ?
Les formations de secrétariat comprennent généralement des modules de comptabilité, de sorte qu’une secrétaire indépendante peut assumer sans difficulté les missions d’assistante comptable et préparer votre comptabilité. Néanmoins, il vous faut rester dans le cadre de la législation. Une secrétaire indépendante n’est pas un comptable. Elle peut se charger de votre pré-comptabilité, mais pas assumer la fonction d’expert-comptable, précisément définie par la loi, dans l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, modifiée par l’Ordonnance n°2014-443 du 30 avril 2014.
Même si votre assistante indépendante se révèle experte dans les questions de comptabilité. Ses tâches sont limitées à la préparation des différents supports nécessaires à la comptabilité réalisée par un professionnel. On l’aura compris : une secrétaire indépendante n’a pas vocation à se charger de missions de comptabilité à proprement parler, mais elle vous assiste dans la tenue de votre comptabilité préparatoire.
Concernant les micro-entrepreneurs, la situation est un peu différente de celles des autres entreprises, puisqu’ils sont soumis à une comptabilité simplifiée. Si en tant que micro-entrepreneur, vous peinez à tenir vos comptes, votre livre de recettes ou votre livre de dépenses, pour plus de clarté dans votre comptabilité, vous pouvez parfaitement charger une assistante indépendante de la préparation des écritures comptables.
Conclusion
Comme nous avons pu le voir au fil de cet article, tenir une pré-comptabilité contribue à la santé financière d’une entreprise et à la clarté des comptes. Vous conservez un aperçu précis de vos flux de trésorerie et vous économisez sur la rémunération de votre comptable, en présentant des pièces claires, aisément exploitables. La comptabilité préparatoire vous aide aussi à vous mettre en conformité avec la loi et l’assistance d’une secrétaire indépendante peut vous être d’une grande aide pour ce type de travaux.