Assistante freelance : comment lui déléguer efficacement des tâches ?

Les entrées en matière avec une assistante freelance

Avant d’entrer dans le vif du sujet, sur la délégation des missions, nous allons commencer par l’intégration d’une secrétaire indépendante dans votre société. Commencez par suivre la liste suivante :

Mettre en place un cahier de charge qui n’attend que son utilisation

Certainement, une assistante freelance possède beaucoup de ressources. Elle peut effectuer la gestion administrative, mais elle peut également se charger des emplois d’une assistante classique. C’est-à-dire prendre les appels téléphoniques et les rendez-vous, gérer les mails, etc. Cependant, il ne suffit pas que vous lui disiez ce qu’il faut faire pour qu’elle le fasse. Il est très important de mettre en place une planification des tâches qu’elle doit accomplir.

Montrer à l’assistante qu’elle est la bienvenue

Il est fort possible que la freelance ne collabore avec vous que pendant une durée limitée. Cependant, vous devez la traiter comme un membre à part entière de votre entreprise. Après tout, elle en fait partie ! En d’autres termes, vous devez aussi lui informer de tout ce qu’elle doit savoir, mais également de votre culture d’entreprise si c’est nécessaire. Pour être totalement productive, la professionnelle doit se sentir à l’aise et acceptée.

Créer un document de travail partagé

Pour donner des instructions à votre assistante, vous devez avoir un document de travail partagé et bien sécurisé. Il est aussi possible de recourir à des outils de collaboration en ligne comme Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox Paper, ou encore Draft. Sur ce point, vous avez une multitude de choix à disposition. Tout cela facilitera considérablement votre communication pour mieux partager les tâches qu’elle doit faire.

Faire une évaluation régulière

Si la secrétaire-assistante est bien qualifiée pour le travail, elle devrait être très productive très rapidement. Pour le savoir, il vous faut évaluer régulièrement ses performances. Bien entendu, il faut qu’elle puisse réaliser les travaux que vous lui confiez au temps convenu. Vous pouvez d’ailleurs tirer profit des différents outils de communication et de gestion de tâches (WhatsApp, Mail, Teamwork, Slack, Skype, Trello, etc.) pour vous organiser avec elle.

Quelles tâches externaliser ?

Pour confier efficacement des missions à une assistante indépendante, il faut commencer par les découvrir. Pour cela, il est essentiel que vous fassiez une liste des petits travaux que vous faites couramment et qui ne vous passionnent pas vraiment. Cela peut être répondre à des mails, faire la mise à jour du site web de votre société, répondre à des appels, etc. Vous ne devez en oublier aucun.

Une fois votre liste achevée, vous constaterez que vous avez perdu beaucoup de temps à faire de petites tâches chronophages, mais qui n’apportent pas vraiment de valeur ajoutée à votre activité. Bien entendu, il est également très important de vous assurer des travaux qui ne peuvent être délégués. Quand tout cela est fait, vous pouvez constater par vous-même le temps que vous avez gagné en externalisant ces emplois. Et en tant qu’entrepreneur, vous savez ce que signifie « le temps, c’est de l’argent ».

Exemples de tâches que vous pouvez confier à une secrétaire freelance

Tel que nous l’avons déjà évoqué, l’assistante indépendante peut réaliser de nombreuses tâches. En effet, pour la gestion de temps, elle peut s’occuper des plans de réunions ainsi que les rendez-vous. Elle peut également assurer la gestion d’agenda et la liste des choses à faire. La secrétaire virtuelle peut aussi effectuer les tâches administratives comme la gestion des courriels, la saisie des données, la réponse au téléphone ou encore la relation client.

Elle peut aussi être une assistante-comptable et gérer les dépenses, tenir les livres et réaliser la facturation. Vous pouvez même lui attribuer le contrôle des crédits et lui faire remplir les déclarations d’impôts. Votre assistante en télétravail peut aussi travailler dans le domaine du marketing. N’hésitez pas à lui confier les études de marché, la création de contenu, la gestion de vos sites et réseaux sociaux ou encore l’optimisation de vos moteurs de recherche.

Ce ne sont que des exemples de tâches car vous vous doutez bien que le champ d’action / d’intervention de la secrétaire-assistante est bien plus étendu. Certaines seront, en bonus, spécialisées dans des domaines particuliers (assistante d’organisme de formation, assistante du BTP, secrétaire juridique, secrétaire médicale…)

Des conseils utiles pour une délégation réussie

La communication est d’une importance capitale lorsqu’il s’agit de déléguer des travaux à une secrétaire freelance. Cela ne signifie pour autant pas que vous devriez l’assister de A à Z. Dans ce cas, elle deviendrait plutôt un fardeau. Voici donc les points clés.

Faire confiance

Dans toute chose, la confiance tient une place très importante. Cela vaut également pour l’externalisation de vos tâches à une assistante indépendante. Que vous l’engagiez pour les travaux de secrétariat, de la bureautique, comme assistante administrative et/ou commerciale, comme assistant de direction, etc. Vous devez croire en ses capacités.

Être clair avec les résultats recherchés

Vous avez certainement déjà tout expliqué et donné les consignes qui doivent être respectées pendant la collaboration. Cependant, vous ne devez surtout pas oublier de bien expliciter les résultats que vous attendez. Pour cela, la précision est de rigueur. Il faut qu’elle comprenne parfaitement ce que vous avez en tête.

Fixer des objectifs avec une échéance réalisable

Pour réaliser les tâches à déléguer, assurez-vous d’être bien réaliste. Effectivement, la secrétaire peut être efficace, mais elle ne doit pas être mise sous pression. De plus, pour faire ressortir sa créativité à votre avantage, vous devez lui donner une bonne autonomie. Sans pour autant la priver des ressources dont elle a besoin.

Quels sont les intérêts à déléguer certaines tâches à une assistante indépendante ?

Savoir déléguer les tâches, c’est bien, mais est-il vraiment indispensable d’engager une assistante ? Pour un chef d’entreprise PMI ou PME, confier certains travaux à une secrétaire freelance permet de bénéficier de multiples avantages.

Une professionnelle polyvalente est compétente

Comme vous avez pu le voir tout à l’heure, l’assistante freelance peut réaliser de très nombreuses tâches. Donc, pour assurer ces différentes prestations, elle dispose de beaucoup de ressources. Ainsi, la freelance maîtrise les outils informatiques et bureautiques comme Word, Excel, PowerPoint et autres avec internet. Elle possède aussi une bonne capacité rédactionnelle et maîtrise la langue française, sans oublier l’anglais (pour certain.e.s !)

Une experte qui peut vous faire économiser du temps et de l’argent

Un autre point important qu’il ne faut pas négliger, l’assistante freelance vous permettra d’économiser votre temps. Vous aurez ainsi plus de liberté pour faire d’autres tâches plus importantes ou consacrer un peu plus de temps à votre famille. Elle vous permet aussi d’économiser de l’argent puisque cette professionnelle est généralement payée selon son temps de travail, même pour les interventions à temps partiel.

Une personne qui vous libère de certaines obligations

En engageant une salariée, vous aurez beaucoup de charges à régler. Déjà, il vous faut faire des annonces de recherches et peut-être payer des frais d’agences. Vous devrez également payer des charges sociales et financières. Il ne faut pas oublier les frais de formations et les congés payés. Avec une freelance, vous n’avez plus à penser à tout cela. Le tout est de trouver la personne idéale.

Comment faire le bon choix d’une assistante freelance ?

Pour être sûr que votre secrétaire indépendante réponde vraiment à vos attentes et profite de ces différents avantages, assurez-vous de trouver la bonne. Il convient donc de considérer quelques points essentiels.

Ses diplômes et ses expériences

Nous avons déjà parlé des compétences de la secrétaire indépendante tout à l’heure. Toutefois, il faut encore trouver la personne qui les possède. Donc, vous devez savoir qu’elle doit au moins avoir suivi une formation de secrétaire et avoir des expériences dans le domaine du secrétariat.

Le temps dont elle dispose et son adresse

La disponibilité est un autre point à prendre en compte. En effet, il y a des assistantes indépendantes qui suivent les horaires de bureau pour travailler. D’autres sont plus disponibles avec des horaires plus flexibles toutes les heures de la journée et à tous les jours de la semaine. À vous de faire un choix selon les travaux que vous souhaitez lui confier. Si cette professionnelle travaille généralement depuis son domicile, vous pouvez cependant lui demander de venir au bureau. Dans ce cas, pensez à choisir une secrétaire à proximité de votre bureau.

Pour résumer

Il n’est pas très facile de déléguer et de faire confiance à un tiers pour faire certaines tâches dans votre entreprise, mais maintenant, vous pouvez le faire plus aisément. De plus, si on fait le point avec tout ce que vous avez à gagner en faisant appel au service d’une secrétaire indépendante, il est évident que vous n’aurez plus aucune hésitation à le faire.

• La simplicité est au rendez-vous puisque vous n’avez plus à penser aux différentes contraintes administratives et les différentes formalités qui prennent souvent beaucoup de temps.
• La flexibilité est aussi un atout considérable. En effet, vous pouvez l’engager pour des missions ponctuelles pour des petits volumes horaires.
• Il y a aussi l’économie de temps et de l’argent. Vous vous libérez de certaines tâches tout en évitant de payer beaucoup plus qu’il ne le faut. Seul le travail réalisé est facturé et vous n’avez pas à vous engager sur la durée.
• Tout se fait dans le respect total de la confidentialité.
• Enfin, une meilleure maîtrise de votre budget sachant à l’avance combien le service de l’assistante indépendante va vous coûter.

Donc, si vous recherchez un assistant du directeur, une secrétaire médicale, un secrétaire administratif, un assistant juridique, etc. Vous pouvez très bien faire confiance à l’assistante freelance.